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IT-Lösungen

Microsoft 365 Berechtigungsmanagement

Wer hat Zugriff auf welche Daten in SharePoint, Teams und OneDrive?

Microsoft 365 macht die Zusammenarbeit einfach. Dateien lassen sich schnell teilen, Teams sind in wenigen Minuten eingerichtet und externe Partner können unkompliziert eingebunden werden.

Mit der Zeit entstehen dabei jedoch häufig Freigaben, Gruppen und Berechtigungen, die niemand mehr vollständig überblickt. Veraltete Zugriffe bleiben bestehen, externe Links werden vergessen und Mitarbeitende erhalten möglicherweise mehr Rechte, als sie für ihre Aufgaben benötigen.

Kernkompetenz IT unterstützt Unternehmen im Raum Regensburg dabei, Transparenz in ihre Microsoft-365-Berechtigungen zu bringen. Ziel ist nicht, Zusammenarbeit zu verhindern, sondern den Zugriff auf Unternehmensdaten nachvollziehbar, angemessen und kontrollierbar zu gestalten.

Berechtigungen prüfen lassen
Was bedeutet Microsoft 365 Berechtigungsmanagement?

Was bedeutet Microsoft 365 Berechtigungsmanagement?

Microsoft 365 Berechtigungsmanagement umfasst die Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten auf Dateien, Ordner, Websites und Arbeitsbereiche. Dazu gehören interne Berechtigungen ebenso wie Freigaben an Gäste, externe Dienstleister oder anonyme Benutzer.

Besonders wichtig sind SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams. Dateien aus Teams-Kanälen liegen in der zugehörigen SharePoint-Website, während Dateien aus Teams-Chats in OneDrive for Business gespeichert werden. Berechtigungen in diesen Bereichen sollten deshalb gemeinsam betrachtet werden.

Zum Berechtigungsmanagement gehören unter anderem:

  • Prüfung von SharePoint-Sites, Bibliotheken, Ordnern und Dateien
  • Kontrolle von Teams-Mitgliedschaften und Zugriffsrechten
  • Übersicht über OneDrive-Freigaben und geteilte Dateien
  • Erkennen externer Benutzer, Gäste und anonymer Freigabelinks
  • Überprüfung veralteter oder nicht mehr benötigter Berechtigungen
  • Reduzierung übermäßiger Zugriffsrechte nach dem Least-Privilege-Prinzip
  • Festlegung und regelmäßige Kontrolle von Best-Practice-Richtlinien

Warum Berechtigungsmanagement wichtig ist

Je stärker Unternehmen Microsoft 365 für Zusammenarbeit und Dateiablage nutzen, desto schneller wächst die Zahl der Freigaben und Zugriffswege. Ohne regelmäßige Kontrolle ist oft schwer erkennbar, welche Personen auf sensible Informationen zugreifen können und ob diese Zugriffe noch geschäftlich notwendig sind.

Das betrifft nicht nur klassische Dokumente. Auch Teams, SharePoint-Sites, OneDrive-Ordner und Microsoft-365-Gruppen können sensible Informationen enthalten. Eine zu offene Freigabe kann dadurch Datenschutz, Informationssicherheit und die Vertraulichkeit von Unternehmensdaten beeinträchtigen.

Wichtige Vorteile sind:

  • bessere Übersicht über vorhandene Zugriffsrechte
  • weniger veraltete und übermäßige Berechtigungen
  • kontrollierter Umgang mit externen Freigaben
  • nachvollziehbare Regeln für SharePoint, Teams und OneDrive
  • schnellere Prüfung einzelner Benutzer und Datenbereiche
  • Unterstützung des Least-Privilege-Prinzips
  • bessere Grundlage für Governance, Compliance und Informationssicherheit

Microsoft 365 Berechtigungsmanagement mit Hornetsecurity

Kernkompetenz IT setzt für das Microsoft-365-Berechtigungsmanagement auf den Hornetsecurity 365 Permission Manager. Die Lösung schafft eine zentrale Übersicht über Berechtigungen und Freigaben in SharePoint, Teams und OneDrive und hilft dabei, kritische Zugriffssituationen schneller zu erkennen.

Über Filter und Berichte lässt sich prüfen, welche Dateien, Ordner oder Sites für externe Benutzer, Gäste oder anonyme Benutzer zugänglich sind. Ebenso kann nachvollzogen werden, auf welche Bereiche ein ausgewählter Benutzer zugreifen kann. Dadurch werden auch indirekte oder schwer erkennbare Berechtigungen besser sichtbar.

Für unterschiedliche SharePoint-Sites und OneDrive-Bereiche können Best-Practice- oder individuelle Richtlinien definiert werden. Werden Freigaben oder Berechtigungen entgegen diesen Vorgaben eingerichtet, lassen sich Verstöße erkennen und gezielt bearbeiten. Massenaktionen unterstützen dabei, Änderungen effizient über mehrere Bereiche hinweg umzusetzen.

Warum reicht die Übersicht im Microsoft-365-Admincenter nicht immer aus?

Microsoft 365 verteilt Berechtigungen und Freigaben auf verschiedene Dienste und Ebenen. Dadurch kann es aufwendig sein, den tatsächlichen Zugriff eines Benutzers auf Dateien, Ordner, Sites und Teams vollständig nachzuvollziehen.

Was sind externe Freigaben?

Externe Freigaben ermöglichen Personen außerhalb Ihres Unternehmens den Zugriff auf Dateien, Ordner, SharePoint-Sites oder Teams-Inhalte. Sie können für die Zusammenarbeit sinnvoll sein, sollten aber klar geregelt, zeitlich geprüft und auf den erforderlichen Umfang begrenzt werden.

Sind Teams-Berechtigungen von SharePoint und OneDrive getrennt?

Nicht vollständig. Dateien in Teams-Kanälen werden in SharePoint gespeichert, während Dateien aus Teams-Chats in OneDrive for Business liegen. Deshalb müssen Teams-Berechtigungen und Datei-Freigaben gemeinsam betrachtet werden.

Was bedeutet das Least-Privilege-Prinzip?

Das Prinzip der minimalen Rechte bedeutet, dass Benutzer nur die Zugriffe erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Nicht mehr benötigte oder zu weitreichende Berechtigungen sollten regelmäßig geprüft und angepasst werden.

Unterstützt Kernkompetenz IT bei der Kontrolle von Microsoft-365-Berechtigungen?

Kernkompetenz IT unterstützt Unternehmen bei der Bestandsaufnahme, der Bewertung von Freigaben, der Definition von Richtlinien und der Einrichtung des Hornetsecurity 365 Permission Managers.

Kernkompetenz IT

Klare Berechtigungen schaffen Vertrauen

Microsoft 365 soll Zusammenarbeit ermöglichen – aber nicht dazu führen, dass Unternehmensdaten unkontrolliert geteilt werden. Eine nachvollziehbare Berechtigungsstruktur hilft Ihnen, Risiken zu reduzieren und gleichzeitig produktiv zu arbeiten.

Kernkompetenz IT unterstützt Unternehmen im Raum Regensburg dabei, Zugriffe in SharePoint, Teams und OneDrive übersichtlich zu machen und dauerhaft besser zu kontrollieren. So wissen Sie genauer, wer auf welche Daten zugreifen kann und wo Handlungsbedarf besteht.

Kostenlose Erstberatung zum Microsoft 365 Berechtigungsmanagement

Sie möchten wissen, wer in Ihrer Microsoft-365-Umgebung auf welche Daten zugreifen kann?

Ihr Ansprechpartner

Rainer Leidl

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