E-Mail Archivierung – Warum sie für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftskommunikation. Doch wussten Sie, dass Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, geschäftliche E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren? Und die ordnungsgemäße Archivierung von E-Mails ist nicht nur eine Frage der Compliance. Mail-Archivierung ein wichtiger Schritt, um Ihr Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken zu schützen.

E-Mail Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben

In Deutschland sind Unternehmen laut § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet, geschäftliche E-Mails sechs bis zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass relevante Geschäftsdokumente, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden, im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen nachweisbar sind. Ohne eine rechtssichere Archivierung riskieren Unternehmen Bußgelder und andere rechtliche Konsequenzen.

Wie setzt man eine E-Mail Archivierung am besten um?

Die Implementierung einer E-Mail Archivierungslösung sollte so erfolgen, dass sie sowohl benutzerfreundlich als auch sicher ist. Mit MailStore bieten wir Ihnen eine professionelle Lösung, die es Ihnen ermöglicht, alle ein- und ausgehenden E-Mails gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu archivieren. MailStore speichert die E-Mails unverändert, sodass sie bei Bedarf leicht wiedergefunden und abgerufen werden können.

Rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails mit MailStore

Die E-Mail Archivierung ist durch den Gesetzgeber vorgeschrieben: E-Mails müssen ab Ende des Kalenderjahres sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB und § 147 AO), bis sie dann endgültig gelöscht werden dürfen. Damit Sie die Größe Ihres E-Mail Postfaches möglichst gering halten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, bieten wir Ihnen mit MailStore eine benutzerfreundliche Archivierungslösung für Ihre E-Mail Kommunikation.

Unsere E-Mail-Archivierungs-Lösung speichert sämtliche ein- und ausgehenden Mails unverändert nach definierten (Gesetzes-)Anforderungen. Auf Wunsch können auch interne E-Mails in das Archivierungssystem integriert werden. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT, in gesicherten Rechenzentren, abgelegt. Der Service erfüllt die rechtlichen Anforderungen, beispielsweise nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.

Fazit: E-Mail Archivierung als Pflicht und Chance

Die E-Mail Archivierung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist eine Chance, Ihre IT-Ressourcen zu optimieren und gleichzeitig rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Mit MailStore bieten wir Ihnen eine effiziente und sichere Lösung, um Ihre E-Mail-Kommunikation langfristig zu archivieren und zu verwalten.

Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Gesetzeskonformität: MailStore erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zur E-Mail Archivierung und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken.
• Speicherplatz sparen: Archivierte E-Mails werden aus den Postfächern entfernt, wodurch die Größe Ihres E-Mail Servers reduziert wird.
• Schneller Zugriff: Archivierte E-Mails können jederzeit schnell und einfach über das Webinterface gefunden und wiederhergestellt werden.
• Datensicherheit: Die E-Mails können in gesicherten Rechenzentren gespeichert werden, was zusätzlichen Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff bietet.